Процедура выявления несоответствий по системе экологического менеджмента (СЭМ) должна быть прописана в рамках положения или иного внутреннего документа предприятия.
Данная процедура описывает порядок рассмотрения запросов и жалоб на экологическую деятельность предприятия, чтобы обеспечить наличие системного процесса для выявления и устранения несоответствий требованиям СЭМ предприятия, а также для устранения несоответствий посредством корректирующих действий и превентивных мер.
Область применения
Данная процедура применяется при обращении с:
- запросами (внутренними и внешними), касающимися СЭМ или экологических показателей предприятия;
- жалобами (внутренними и внешними) на СЭМ или экологические показатели деятельности предприятия;
- несоблюдение требований СЭМ в отношении предприятия, которые должны включать, но не ограничиваться следующим:
– несоответствия внутренних процессов, выявленные в ходе экологического мониторинга / внешнего аудита;
– несоответствия, выявленные в ходе внутренних аудитов;
– несоответствия, вызванные поставщиками/подрядчиками/поставщиками услуг.
Эта процедура также описывает, как несоответствия могут быть устранены с помощью корректирующих и предупреждающих мер для снижения воздействия на окружающую среду и вероятности повторения подобных инцидентов.
Обязанности
- Представитель по СЭМ. Представитель по экологическому менеджменту должен обеспечить выполнение требований данной процедуры. Представитель по экологическому менеджменту должен контролировать запросы и жалобы, касающиеся системы экологического менеджмента, и контролировать все несоответствия, связанные с внедрением системы экологического менеджмента, чтобы обеспечить принятие эффективных и соответствующих корректирующих действий и превентивных мер для предотвращения повторения несоответствия.
- Руководитель подразделения. Руководитель подразделения должен вести учет обмена информацией, рассматривать запросы/жалобы/несоответствия, расследовать причину или потенциальную причину несоответствия, проверять выполнение соответствующих корректирующих действий и превентивных мер и вести такие записи.
- Персонал предприятия.Персонал предприятия должен информировать своих руководителей о запросах/жалобах/несоответствиях экологического характера, касающихся компании, и осуществлять корректирующие и/или предупреждающие меры по указанию руководителя функции/отдела.
Процедуры
Обработка запросов/жалоб.
Все сотрудники должны информировать своих руководителей об экологических запросах/жалобах/несоответствиях (внутренних и внешних) в отношении компании и регистрировать их в журнале для отслеживания и хранения у руководителя функции/отдела.
Лицо, ответственное за получение жалобы, должно обсудить с ПСЭМ разработку соответствующих корректирующих и предупреждающих мер и обеспечить их эффективное выполнение для устранения проблемы.
Работа с внутренними несоответствиями
Любой сотрудник, выявивший несоответствие, должен заполнить отчет о корректирующих действиях (как пример) и представить отчет руководителю функции/отдела для утверждения. ПСЭМ отвечает за контроль состояния отчета о корректирующих действиях и ведение журнала.
Сотрудники, получившие отчет о корректирующих действиях, должны обсудить причину несоответствия с ПСЭМ и заполнить отчет о корректирующих действиях.
Если отчет о корректирующих действиях требует внесения изменений в документацию СЭМ, то потребуется внести изменения в существующие процедуры. ПСЭМ должен проинформировать соответствующий персонал об этих изменениях.
Отдел, ответственный за СЭМ, должен:
- рассматривать и обсуждать важные вопросы, связанные с консультациями/жалобами/отчетами о корректирующих действиях/несоответствиями, и изучать соответствующие превентивные меры для постоянного улучшения системы экологического менеджмента и экологических показателей компании.
- оценить эффективность предпринятых корректирующих действий и профилактических мер.
